5 indicios de chatgpt para crear documentación comercial esencial

El conocimiento de su negocio está atrapado en su cabeza. Cada proceso, preferencia del cliente y protocolo de equipo existe solo en su memoria. Cuando alguien pregunta cómo funciona algo, eres el cuello de botella. Has construido involuntariamente un negocio que depende completamente de que aparezca todos los días.

Suena como tú? No tiene que ser así. Documente sus procesos y libere de ser el manual de instrucciones humanas. Estas indicaciones de chatgpt ayudarán. Copie, pegue y edite los soportes cuadrados en ChatGPT y mantenga la misma ventana de chat abierta para que el contexto continúe.

Convierta su conocimiento empresarial en una valiosa documentación con chatgpt

Mapee todo lo que hace su negocio

La mayoría de los fundadores nunca enumeran todos sus procesos comerciales. Operan de memoria, haciendo de todos los días una lucha mental. Crear una hoja de cálculo simple de cuatro columnas puede cambiar todo, como lo hizo para mí cuando yo sistematizaron mi negocio. Ahora, ChatGPT puede hacer esto por ti. Comience con la columna A enumerando cada proceso comercial (al menos 50 elementos). La columna B muestra quién maneja cada proceso actualmente. La columna C identifica quién debe manejarlo en el futuro. La columna D detalla el plan de acción para hacer esa transición, con una fecha objetivo.

Este enfoque forma la base para la transformación comercial. Imagine hacer un viaje extendido mientras su equipo ejecuta todo sin problemas sin usted, luego haga que suceda con este aviso.

“Cree un inventario integral de todos los procesos en mi negocio. Pregunte sobre diferentes áreas de mis operaciones, una por una, para que podamos construir una lista completa. Para cada área, cavar en tareas y flujos de trabajo específicos que podrían pasar por alto. Una vez que hayamos documentado todos los procesos, me ayuden a construir un plan de transición al identificar: 1) quién maneja cada proceso, 2) quién debería manejarlo en el futuro, 3 si cualquier proceso podría ser el eliminado o el elimado y el eliminado y el eliminado y el eliminado y el 4) y los 4) y los 4) y los 4), y que se elimen o sean los que se elimen o sean los procesos anteriores, 3) si cualquier proceso podría ser el elimado o el eliminado y el eliminado y el 4) y los 4) y los 4), y los 4). Nivel para la transición.

Crear procedimientos operativos estándar

Su negocio no debe detenerse cuando no esté cerca. Los procedimientos operativos estándar le dan a su equipo instrucciones claras para cada tarea, desde los clientes de incorporación hasta el manejo de problemas de servicio al cliente. Cuando un nuevo miembro del equipo se une, siguen el libro de jugadas en lugar de hacer preguntas infinitas. Tome su nueva tabla de procesos y cree un SOP para cada línea.

Para la máxima efectividad, los miembros del equipo de trenes en los procesos, haz que escriban los SOPS mismos. Esto los convierte en propietarios de procesos, no solo seguidores de procesos. Comparte este aviso con ellos.

“Ayúdame a crear un documento de procedimiento operativo estándar (SOP). Hazme preguntas sobre un proceso específico que quiero documentar, incluidos los pasos, las herramientas utilizadas, los problemas comunes y los estándares de calidad. Luego, construya un SOP integral con estas secciones: descripción general del proceso, herramientas/acceso requeridas, instrucciones paso a paso (con las capturas de pantalla de capturas de capturas de capturas de pantalla). sin capacitación adicional “.

Diseñar plantillas de comunicación del cliente

Reescribir constantemente los mismos correos electrónicos desperdicia tiempo y crea inconsistencia. Las plantillas aseguran una comunicación clara y profesional cada vez. Las plantillas no hacen que su negocio sea impersonal. Lo hacen escalable. Te quitan como cuello de botella para progresar. Tener plantillas en su lugar le da confianza a los miembros del equipo y mantiene una alta calidad.

Cree una base en la que puedan construir con su propio estilo. Eventualmente, podrían escribir correos electrónicos incluso mejor que los suyos.

“Transforme la comunicación de mi cliente en plantillas que pueda compartir con mi equipo. Primero, solicite que identifique los puntos de contacto clave del cliente (como la incorporación, las actualizaciones y las solicitudes de comentarios). Para cada punto de contacto, pregunte qué información debe incluirse y qué tono debe usarse. Luego, cree plantillas de correo electrónico profesionales para cada escenario que mantenga mi voz de marca.

Construye tu libro de jugadas de crisis

Ningún negocio puede predecir cada crisis, pero puede construir marcos para manejar desafíos inesperados. Cuando las empresas enfrentan interrupciones repentinas, aquellos con sistemas vigentes pueden pivotar rápidamente y recuperarse más rápido. En marzo de 2020 mi negocio encogido por un 25% en una semana. Tener procesos en su lugar significó recuperarse a toda su fuerza más rápido.

Un libro de jugadas de crisis prepara a su equipo para manejar emergencias sin usted, dándoles confianza para tomar decisiones cuando cada minuto cuenta. Recuerde, no necesita uno hasta que lo necesite.

“Cree un libro de jugadas de gestión de crisis sólido para mi negocio. Primero, pregúntame sobre los riesgos potenciales específicos para mi industria y modelo de negocio. Luego, ayúdame a desarrollar protocolos de respuesta para diferentes categorías de crisis: fallas operativas, emergencias financieras, incidentes de PR y desastres naturales/eventos externos. Para cada categoría, esbozan: Pasos de respuesta inmediata, plantillas de comunicación, Autoridad de decisión, Acciones de recuperación y posterior a la Evaluación de Critisis. Situaciones de alto estrés cuando podría no estar disponible “.

Documente la cultura de su empresa

La cultura de la empresa fuerte guía cómo se toman las decisiones, cómo fluye la retroalimentación y cómo se mide el éxito. Construir relaciones horizontales Donde la gratitud fluye libremente, creando una mentalidad de “todo juntos”. Este enfoque ayuda a los equipos a hacer mejor trabajar y desarrollar resiliencia.

Tener procesos es excelente, pero las personas correctas deben hacerlos de la manera correcta. Necesita saber que las personas con las que está delegando son confiables, alineadas y capaces de hacer la tarea para su finalización.

“Ayúdame a documentar la cultura y los valores de mi empresa para los miembros actuales del equipo.

Chatgpt indica que se libere con procesos comerciales documentados

Sus esfuerzos de documentación vuelven a comprar su tiempo, reducen las preguntas del equipo y crean consistencia en todo su negocio. Un negocio sistemático es más atractivo para los compradores, si desea venderlo algún día. Pero lo más importante, es mucho más agradable para usted ejecutar como propietario.

Mantener la información comercial atrapada en su cabeza lo mantendrá atrapado en su negocio. Comience a construir su documentación ahora.