6 indicaciones de ChatGPT para dominar la gestión de su tiempo en estas fiestas

La temporada navideña es a la vez la época más maravillosa y estresante del año. Según la Asociación Estadounidense de Psicología, casi el 90% de los adultos estadounidenses se sienten estresados ​​durante las vacaciones, lidiando con presiones financieras y tensiones familiares anticipadas. Y, sin embargo, cuando más necesitamos desconectarnos, a menudo nos cuesta encontrar el tiempo. Un informe de Qualtrics reveló que la mitad de los empleados trabajan al menos una hora al día mientras están de vacaciones, y una cuarta parte trabaja tres o más horas diarias. Pero con las estrategias adecuadas de gestión del tiempo, su carga de trabajo de fin de año no tiene por qué aumentar el estrés de las vacaciones y podrá sacar el tiempo que realmente necesita. ChatGPT puede ayudar.

Como propietario de un negocio, he confiado en ChatGPT para todo, desde generar plantillas hasta crear mensajes de ausencia personalizados, herramientas que me permiten desconectarme por completo cuando estoy OOO.

Aquí hay seis indicaciones de ChatGPT que puede utilizar para mejorar la administración de su tiempo, hacer espacio para lo más importante y comenzar a trabajar en 2025.

Priorizar las tareas de fin de año

Los profesionales hospitalarios conocen la importancia del triaje. De la palabra francesa “trier” u ordenar, significa priorizar a los pacientes según la urgencia de su afección. Cuando potencialmente se trata de situaciones de vida o muerte, es la forma racional de organizar el orden de la atención. Pero la mayoría de los profesionales tienden a buscar los frutos más fáciles, priorizando las ganancias rápidas sobre las tareas más importantes. Cuando el tiempo corre para cerrar el año, se vuelve más crucial que nunca clasificar su carga de trabajo: completarla, retrasarla, delegarla o eliminarla.

Al aplicar el enfoque de la matriz de Eisenhower y clasificar sus tareas según la urgencia y la importancia, ChatGPT puede ayudarlo a priorizar sus tareas de fin de año. Aquí hay un mensaje que puede usar:

“Me gustaría que me ayudaran a priorizar mis tareas usando la Matriz de Eisenhower. Aquí hay una lista de mis tareas actuales: [list tasks]. Para cada tarea, clasifíquela en una de las siguientes categorías:

• Urgente e importante
• No urgente e importante
• Urgente y no importante
• No es urgente ni importante.

Me gustaría que me proporcione los motivos de cada clasificación y me recomiende si debo completar, delegar, retrasar o eliminar cada tarea. Si necesita una aclaración para determinar mejor la urgencia o importancia de una tarea, haga preguntas específicas antes de continuar”.

Crear plantillas de planes fuera de la oficina

Dirigir mi negocio durante casi dos décadas me ha enseñado la importancia de planificar con anticipación cuando la mayor parte de la oficina estará desconectada durante al menos parte de la temporada navideña. Cuando las tareas pasan desapercibidas, ya sea sin supervisión o sin una persona designada, las cosas pueden desmoronarse rápidamente. Es por eso que en Jotform utilizamos plantillas para garantizar que todos estén en sintonía con respecto a roles y responsabilidades a medida que pasamos del año anterior al nuevo.

Aquí hay un mensaje para solicitar la asistencia de ChatGPT:

“Necesito una plantilla para que mi oficina organice los planes de cobertura de la temporada navideña. La plantilla debería ayudar a los empleados a documentar sus planes fuera de la oficina y garantizar que todas las tareas se contabilicen y deleguen de forma adecuada. La plantilla debe incluir secciones para:

• Detalles clave (nombre del empleado, fechas fuera de la oficina y preferencias de contacto durante su ausencia).
• Una lista de tareas o proyectos para completar durante su ausencia.
• Quién será el responsable de cada tarea mientras estén fuera.
• Instrucciones o notas para la persona que cubre las tareas.
• Información de contacto de emergencia.

Haga preguntas según sea necesario para aclarar detalles (sobre tareas, miembros del equipo, roles, etc.) antes de continuar”.

Optimice los informes de fin de año

Crear informes y revisiones de fin de año puede resultar abrumador, especialmente cuando no está seguro de cómo empezar. A menudo, la parte más difícil es empezar. Ahí es donde ChatGPT puede echarte una mano, ayudándote a redactar un esquema inicial para organizar tus datos en una estructura clara y concisa.

“Necesito crear un informe conciso de fin de año para [audience: team, leadership, clients, etc.]. El informe debe incluir [main sections: metrics, milestones, team achievements, challenges, etc.]. Ayúdame a crear un esquema con títulos de sección y descripciones breves de qué incluir en cada sección. Además, sugiera un formato para presentar los datos (por ejemplo, gráficos, viñetas, narrativas)”.

Una vez que hayas completado la información, toca ChatGPT para generar un primer borrador detallado, generar impulso y liberarte para concentrarte más en perfeccionar tu escritura.

“Utilizando el siguiente esquema para mi informe de fin de año, genere un borrador. Enfatizar [specific achievements, metrics, or challenges]y asegúrese de que el tono sea [e.g., professional, conversational, motivational]. Proporcione sugerencias para perfeccionar el flujo y el formato del informe si es necesario”.

Borradores de mensajes de seguimiento

Cuando estoy OOO, me permito una hora diaria, como máximo, para revisar correos electrónicos, responder preguntas urgentes y verificar el estado de proyectos urgentes. ChatGPT puede ayudarlo a cumplir con su límite de tiempo de trabajo personal durante las vacaciones al redactar respuestas, seguimientos, correos electrónicos de clientes y más, lo que le permitirá comunicarse de manera profesional y rápida. Aquí hay un mensaje que puede usar (y modificar según sus necesidades):

“Tengo tiempo limitado para revisar correos electrónicos y responder mientras estoy fuera de la oficina, por lo que necesito algunas respuestas concisas y profesionales. Me gustaría que redactara respuestas para los siguientes escenarios:

• Un cliente que solicita una actualización sobre un proyecto urgente: [provide details about the project].
• Un colega que solicita una aclaración sobre una tarea. [summarize the task or issue].
• Seguimiento de un correo electrónico en el que necesito solicitar información adicional o una actualización de estado [insert context of the email or project].

El tono debe ser [professional, polite, conversational, warm, etc.].”

Cree una lista de tareas pendientes después de las vacaciones

Como dice el refrán, los planes mejor trazados de ratones y hombres a menudo salen mal. No importa cuán cuidadosamente se organice, no se puede anticipar todo. Dicho esto, tener un plan de acción post-vacaciones es útil en la medida en que te obliga a pensar en tus prioridades. Cuando finalmente regresa, no pierde el tiempo decidiendo qué hacer: hace clic y entra en acción. Aquí hay un mensaje para comenzar:

“Me gustaría que me ayudaran a crear una lista de prioridades para mi primer día de regreso después de las vacaciones. Quiero asegurarme de revisar los correos electrónicos pendientes, comprobar las actualizaciones del proyecto y volver a conectarme con mi equipo”.

Con las indicaciones anteriores, la IA generativa puede ser el regalo que se hace a sí mismo: tranquilidad. Puede ayudarlo a organizar su tiempo de manera eficiente y reponerlo significativamente antes del nuevo año.