7 indicaciones de ChatGPT para reducir su carga de trabajo en un 50%

Los teléfonos inteligentes ejemplifican la naturaleza de doble filo de la tecnología. Si bien nos conectan y aumentan la productividad, también pueden ser pozos de distracción sin fondo. De manera similar, la IA generativa tiene el poder de desviarnos, pero también puede potenciar la productividad cuando se usa intencionalmente. Un estudio realizado por la Oficina Nacional de Investigación Económica encontró que herramientas como ChatGPT pueden aumentar la productividad de la fuerza laboral en un promedio del 14%, y algunas empresas reportan aumentos de producción de hasta el 400%.

La conclusión es clara: la IA es una poderosa herramienta de productividad con el potencial de reducir las cargas de trabajo a la mitad, pero sólo con un plan de acción sólido. A medida que nos acercamos al final del año, muchos profesionales se concentran en terminar bien y al mismo tiempo priorizar el tiempo en familia y el descanso, ambos cruciales para una productividad sostenida. Con las indicaciones adecuadas, ChatGPT puede ayudarte a alcanzar tus objetivos y dejar espacio para lo más importante. Aquí hay algunos para comenzar.

Retire el trabajo de su plato

Imagina que estás preparando un banquete navideño. Hay una regla tácita en tu familia: no es comida a menos que haya pan en la mesa. Pero a menos que sea un panadero profesional, es probable que confíe la preparación de las baguettes a su panadería favorita. El razonamiento es simple: hornear pan llevaría horas y los resultados no serían tan buenos como los de la panadería. Lógicamente delegas.

En el trabajo, a veces dudamos en adoptar el mismo enfoque, pero no deberíamos hacerlo. Toma algo de tiempo acostumbrarse a delegar, pero si hay alguien más que puede completar una tarea más rápido y mejor que tú, entonces no delegar es un flaco favor para su organización. Puede contratar ChatGPT para identificar tareas a subcontratar.

“Me gustaría que me ayudes a analizar mis tareas actuales e identificar cuáles puedo delegar o subcontratar. Además, me brindes instrucciones claras para delegarlas de manera efectiva. [Insert list of tasks].”

Mejore su flujo de trabajo actual

Una vez que identifique las tareas de subcontratación, puede examinar las tareas restantes y determinar cuáles no exigen su atención personal. En cambio, estas tareas se pueden automatizar.

Estos pasos iniciales requieren una inversión inicial, mientras planificas tu día típico. Pero la automatización me ha ayudado a maximizar mi potencial y a mantenerme cuerdo mientras lo hago, una consideración especialmente relevante a medida que se acercan las vacaciones. También puede ayudarte.

“A continuación compartiré una descripción de mi día típico. Me gustaría que examinaras mis tareas diarias y sugirieras formas de automatizarlas. Además, proporcione una lista de las herramientas o sistemas que puedo utilizar, con una o dos frases sobre sus ventajas y desventajas. [Insert description]

“.

Identificar información relevante

En una encuesta reciente de Microsoft, el 62% de los encuestados dijeron que tenían dificultades para dedicar demasiado tiempo a buscar información en su jornada laboral. ChatGPT puede ser una herramienta revolucionaria. Puede analizar enormes cantidades de texto y datos y señalar la información relevante. En lugar de tener que examinar todo usted mismo, la herramienta de inteligencia artificial puede brindarle una gran ventaja.

“Me gustaría que analizaras este contenido/datos [insert text, data, or topic] e identificar las ideas más relevantes, los temas clave y las conclusiones prácticas. Específicamente estoy buscando [insert specific focus area or context, if applicable]. Presentar los hallazgos en un formato conciso para [a report, presentation, decision-making, etc.].”

Obtenga más de las reuniones

Una reunión es tan útil como sus conclusiones. Teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que el profesional promedio dedica a las reuniones, vale la pena aprovechar las herramientas para aprovecharlas al máximo. Como recomienda Microsoft: “Piense en las reuniones como un artefacto digital y no sólo como un momento puntual”.

ChatGPT puede ayudarle a convertir notas de reuniones en artefactos sintetizados con conclusiones prácticas. En Jotform, utilizamos herramientas de toma de notas impulsadas por inteligencia artificial, como Otter, para liberar nuestras manos y mentes y poder estar completamente presentes. ChatGPT puede aumentar la utilidad de esas notas en cuestión de segundos.

“A continuación, compartiré mis notas de una reunión sobre [brief summary]. Me gustaría que los sintetice en un resumen claro con conclusiones prácticas, categorizadas por temas o decisiones clave. Resalte los próximos pasos, las responsabilidades asignadas y los plazos. Presente la información en un formato conciso y fácil de consultar. [Insert notes].”

Proyecto de puntos de partida fuertes

Las investigaciones confirman que ChatGPT aumenta la productividad en tareas como escribir cartas de presentación y correos electrónicos delicados. Un estudio del MIT analizó a 444 profesionales con educación universitaria a los que se les asignaron dos tareas de escritura incentivadas y específicas de su ocupación. ChatGPT no solo redujo el tiempo de las tareas, sino que también afectó la distribución del tiempo de las tareas. Con ChatGPT, la redacción de borradores disminuyó en más de un 50% y el tiempo de edición se duplicó. La conclusión: las herramientas de inteligencia artificial pueden reducir su carga de trabajo y dejarle más tiempo para concentrarse en perfeccionar los detalles.

Aquí hay un mensaje que puedes usar para pedirle a ChatGPT cualquier tipo de borrador:

“Necesito un primer borrador para [briefly describe the purpose, e.g., a cover letter, email, blog post, report, etc.]. El objetivo es [insert objective, e.g., persuade, inform, request, etc.]. El tono debe ser [insert tone, e.g., professional, conversational, concise, etc.]. Incluya estos puntos o detalles: [insert specific information or requirements].”

Es probable que sea necesario modificar el primer borrador, pero antes de sumergirse para perfeccionarlo, puede brindarle a ChatGPT comentarios inmediatos para mejorarlo, lo que me lleva al siguiente punto.

Reducir el cambio de contexto

El autor y profesor de Georgetown, Cal Newport, escribe periódicamente sobre los peligros del cambio de contexto: saltar de una tarea a otra mientras trabajamos. Newport explica: “[S]Desviar tu atención, aunque sea por uno o dos minutos, puede impedir significativamente tu función cognitiva durante mucho tiempo”. Y añade: “Más claramente: los cambios de contexto arruinan tu cerebro”. Si estás intentando concentrarte en una tarea, una distracción momentánea puede impedir significativamente tu productividad.

Usar ChatGPT puede ayudarte a mantenerte concentrado y encaminado. ¿Con qué frecuencia ha cambiado de navegador o ha revisado su teléfono inteligente en busca de un punto rápido, solo para distraerse con una notificación por correo electrónico, una tarea de compra en línea sin terminar o innumerables otras distracciones?

Como explica el fundador de Platformer, Casey Newton, dada la naturaleza conversacional de ChatGPT, puedes continuar tu investigación y hacer preguntas de seguimiento sin siquiera salir de tu navegador, lo que reduce efectivamente el riesgo de cambio de contexto.

“Quiero minimizar el cambio de contexto y mantener la concentración mientras trabajo en [insert task or project]. Me gustaría que actuaras como asistente de investigación y me ayudaras a investigar. [insert topic or research question]. Me gustaría que resumieras la información relevante de [insert source or paste relevant text]. Mantenme encaminado dividiendo la tarea en partes manejables y respondiendo de manera conversacional, para mantenerme involucrado sin necesidad de cambiar de pestaña o dispositivo”.

De manera más general, puede recurrir a ChatGPT para ayudar a agrupar tareas similares, otra estrategia para reducir el cambio de contexto.

“Me gustaría que examinaras mis tareas de hoy y me ayudaras a agruparlas para aumentar la eficiencia y reducir la probabilidad de cambio de contexto”.

Con suerte, con estas indicaciones podrá abordar de manera eficiente sus tareas antes de las vacaciones, dejándole el espacio y la energía para el tiempo familiar que tanto necesita.