Cómo chatgpt me entrenó para enviar por correo electrónico la grandeza

Cuando se trata de intercambios profesionales, seré el primero en admitir que soy un poco incómodo. A veces mi tono es más breve de lo previsto (¡lo siento!) O simplemente no soy tan claro como me gustaría estar desde el principio. Extrañamente, a veces me siento más cómodo escribiendo desde la perspectiva de un carácter ficticio que desde el mío, aunque depende del tipo de escritura.

Como trabajo desde casa y me comunico con mis compañeros de trabajo a través del mensaje de texto la mayor parte del tiempo, decidí obtener ayuda del chatbot que todo lo sabe, también conocido como chatgpt. Afortunadamente, me sorprendió gratamente la orientación ofrecida y, a menudo, me encontré usando el chatbot como un tablero de resonancia para mis borradores de correo electrónico. No solo da indicaciones y consejos bastante sólidos, sino que también recomienda revisiones y ajustes sobre la marcha.

Preguntar a ChatGPT para una guía general

Lo primero que quería de ChatGPT era una guía general para escribir correos electrónicos con confianza. Entonces, la primera pregunta que escribí en el cuadro de chat en la parte inferior fue simplemente: “¿Cómo escribo correos electrónicos seguros a mis colegas y otros profesionales?”

El bot ofreció tres respuestas diferentes. Los dos primeros fueron en forma de listas (más como guías paso a paso) con información superpuesta. Estas listas destacaron la importancia de las líneas de asunto claras y indicar su propósito al principio del intercambio. Sin embargo, el tercero era una plantilla de correo electrónico que ilustraba el lenguaje conciso y un final pulido. ¡Bingo! Ese es el que hice clic.

Aunque aprecio cómo ChatGPT organiza la información en listas fáciles de digerir, gravité a la tercera respuesta porque prefiero aprender con el ejemplo. La plantilla enfatizó el lenguaje claro y conciso, sin duda un aspecto importante a considerar al construir correos electrónicos profesionales, pero el tono era demasiado rígido para mi gusto. Esto es lo que el bot produjo:

Sujeto: Se necesita aprobación de la propuesta

Hola [Recipient’s Name],

Estoy escribiendo para solicitar su aprobación sobre la propuesta actualizada para el proyecto Q2. El documento revisado se adjunta para su revisión.

Las actualizaciones clave incluyen:

• Plazos ajustados para alinearse con nuevos entregables.
• Recursos adicionales asignados para racionalizar la producción.

Por favor, avíseme si tiene alguna pregunta. Agradecería su aprobación por [date] Para asegurarnos de que nos mantengamos en el camino.

Mejor,
[Your Name]

Si bien estoy de acuerdo en que es importante ser directo, el ejemplo generado por IA anterior es casi también directo. Quería ver una plantilla más amigable y menos formal (así como algo más específico para mi línea de trabajo), así que le pedí al bot que me ayudara a elaborar un nuevo correo electrónico.

Más calidez por favor

Chatgpt me pidió que proporcionara más contexto. ¿Estoy proporcionando una actualización sobre un proyecto grupal? ¿Estoy solicitando algo a un fabricante? Le pedí a ChatBPT que escribiera un correo electrónico solicitando una computadora portátil para su revisión, pero que lo hiciera más informal de tono. Esta fue la respuesta que el bot improvisó:

Sujeto: Solicitud de revisión de la computadora portátil

Hola [Recipient’s Name],

¡Espero que estés bien! Me gustaría solicitar una computadora portátil para su revisión para [briefly mention purpose, e.g., test compatibility with our software, evaluate performance for our team, etc.]. Si hay uno disponible, hágame saber el proceso para verlo.

Avísame si necesitas algún detalle de mi parte. ¡Agradezco tu ayuda!

Mejor,
[Your Name]

El correo electrónico generado por la IA anterior era más específico para mi línea de trabajo, pero todavía me sentía un poco sin alma, así que probé un enfoque diferente y le pedí a ChatGPT que evaluara un correo electrónico que había escrito. Si bien es útil tener una plantilla para mirar hacia atrás, encuentro que la retroalimentación constructiva (incluso si es de un bot) es la más útil.

Preguntar a Chatgpt comentarios constructivos

A veces es bueno tener un tablero de sonido, incluso si ese tablero de resonancia es un chatbot. Le pedí a ChatGPT que evalúe un correo electrónico que había escrito y que recomendara revisiones. Aquí está mi correo electrónico original:

Buenas tardes,

Mi nombre es Ashley BiancUzzo y superviso la sección de la computadora portátil en PCWorld. Estoy interesado en obtener un par de computadoras portátiles de nivel de entrada para su revisión, ya que estoy buscando ampliar nuestra cobertura de máquinas más económicas. Me encantaría poner este plan en movimiento más temprano que tarde, así que agradecería una respuesta rápida.

¡Muchas gracias!

Mejor,
Ashley BiancUzzo

Y aquí está la versión revisada de mi correo electrónico original (más sugerencias):

Chatgpt

Esta retroalimentación realmente vale su peso en el oro, ya que realmente elimina la bacina de la construcción original. Me cuesta sonar natural en correos electrónicos profesionales y ChatGPT definitivamente me registró en eso. El bot también me pidió que suavizara la urgencia de la solicitud de préstamo de mi computadora portátil, lo que tiene mucho sentido. Había pedido una respuesta rápida en mi versión, pero eso podría ser demasiado exigente en tono.

La otra cosa con la que lucho es integrar mi nombre de manera natural, especialmente en los correos electrónicos introductorios. Parece torpe y probablemente sea difícil de leer en el extremo receptor. Chatgpt me registró de nuevo aquí, como puede ver en la instantánea anterior. Por alguna razón, a menudo olvido que mi nombre está en mi firma de correo electrónico, por lo que no es necesario que comience el intercambio con él.

No me gustó el EM Dash en la oración final de la revisión de Chatgpt, así que le pedí al bot que lo eliminara y también ajustara esa última oración. Esto es lo que se le ocurrió a Chatgpt:

Sujeto: Solicitud de revisión de la computadora portátil de nivel de entrada

Buenas tardes,

¡Espero que estés bien! Superviso la sección de la computadora portátil en Phworld Y estoy interesado en revisar un par de computadoras portátiles de nivel de entrada a medida que ampliamos nuestra cobertura de máquinas económicas. Me encantaría comenzar este proceso pronto. Avíseme si hay unidades disponibles y cómo podemos avanzar.

Agradezco su tiempo y espero su respuesta.

Mejor,
Ashley BiancUzzo

Me encanta poder pedirle a ChatGPT que haga ajustes menores a las revisiones actuales. Es mucho más rápido que pedirle a ChatGPT que construya un nuevo correo electrónico desde cero.

Mi comida para llevar

No uso ChatGPT para cada correo electrónico que envío, especialmente si es un intercambio rápido y directo entre mí y un colega. Sin embargo, para correos electrónicos introductorios o algo más complejo, le pediré a ChatGPT recomendaciones y revisiones, ya que quiero ser lo más clara posible. Resulta ser un segundo conjunto de ojos útiles y un antídoto para la trampa de pensarlo demasiado.