Cómo convertir calendarios escolares en PDF a eventos del calendario de Google con IA

Si nunca te ha pillado boquiabierto cuando tu hijo te informa que ese día tiene medio día, te felicito. El resto de nosotros estamos aquí sudando y luchando y dedicando el 30% de nuestras células cerebrales a hacer malabarismos con un calendario escolar junto con el calendario de actividades extraescolares, los interminables formularios que deben llenarse, asegurándonos de que la camisa amarilla se lava antes del día del color de la Semana del Espíritu. (Este trabajo, por supuesto, lo realizan con mayor frecuencia las mamás).

Entiendo que las escuelas públicas se dedican a educar, no al diseño web. Renovar los torpes formatos de calendario y los sitios web no es una prioridad de financiación principal. Así que estoy listo para arremangarme y hacerlo yo mismo.

Bueno, más o menos. Quiero que la IA haga esto por mí.

La semana pasada me inspiré en Dan Seifert, un ex reportero de The Verge y ahora empleado de Google, quien publicó en Threads sobre cómo usó IA para tomar el documento de Word con el calendario escolar de su hijo y colocar esas fechas en su Google cal con solo un pocos movimientos.

Éste, para mí, era el sueño.

Seifert describió cómo hizo esto usando su teléfono Google Pixel. Me comuniqué con Seifert, pero no estaba autorizado a hablar oficialmente en detalle sobre esto. Como no tengo un Pixel, su método exacto no iba a funcionar para mí, pero estoy agradecido por su inspiración.

Después de aproximadamente dos horas, tres LLM separados (ChatGPT, Gemini, Claude) y mucha frustración, finalmente pude hacer que esto funcionara. Para seguir probando, probé mis métodos con otros dos amigos y sus calendarios escolares y logré que funcionara para ellos también. Se requirieron algunos ajustes para lidiar con un calendario con un formato extraño, pero aún así pude lograrlo. ¡Triunfo!

Como he sufrido, me complace perdonaros a todos y contaros cómo lo hice para que vosotros también podáis.

Algunas advertencias:

• No soy un maestro en IA de ninguna manera y puede haber una manera mucho mejor de hacerlo. Me alegra escuchar cualquier sugerencia que pueda tener para simplificarlo.
• Estaba usando las versiones gratuitas de estos LLM; Es posible que las versiones pagas más potentes puedan hacerlo mejor.

Aquí estaban mis pasos:

Paso 1: Consigue tu calendario escolar. Puede ser un PDF, una captura de pantalla del calendario o copiar y pegar todo el texto de un documento escrito.

Paso 2. Utilice ChatGPT para leer el PDF o la imagen y convertirlo en texto sin formato.

Mensaje: “Tengo un PDF de un calendario escolar con una lista de fechas. Tome este PDF y conviértalo en una lista de texto de todas las fechas y sus descripciones”.

Paso 2. Convierta ese texto sin formato en un archivo CSV compatible con Google Calendar. Es posible que sean necesarios algunos intentos para modificarlo y obtener el formato exacto correcto para Google Cal. Es posible que tengas que preguntarle para asegurarte de que las fechas vayan primero.

Pregunta: “¿Puedes tomar esa lista y convertirla en un archivo CSV con las fechas en formato AAAA-MM-DD que esté listo para importar a Google Calendar?”

Paso 3. Descargue la versión .txt que proporciona o cópiela y péguela en un editor de texto.

Consejo: encontré que Claude.ai Fue mejor en este paso que ChatGPT o Gemini. Claude también pudo crear una versión descargable, lo que me ahorró el paso de tener que pegarla y guardarla yo mismo.

Paso 4. En Google Calendar, crea un nuevo calendario con el signo + junto a “Otros calendarios” (ubicado en el carril izquierdo si estás en una computadora de escritorio). Nómbrelo “Calendario escolar” o lo que sea.

Consejo: compártelo con tu pareja para que nunca pueda decir que no sabía que ese martes aleatorio estaba cerrado por el “Día de desarrollo docente”.

Paso 5. Importe su archivo .txt a Google Calendar. Vaya a Configuración > Importar y exportar > Importar. Cargue el archivo desde su computadora y seleccione el calendario para importar. Si muestra un mensaje de error o dice 0 eventos agregados, deberá regresar y modificar el formato nuevamente desde el Paso 2.

Paso 6. Siéntete satisfecho contigo mismo por ser un maestro de la eficiencia. Felicidades.

Algunas cosas que debes saber

Esto no fue tan simple como esperaba. Fue necesario un poco de prueba y error, y algunos de los LLM no pudieron realizar todos los pasos por sí solos, lo que, por supuesto, es increíblemente frustrante.

Por alguna razón, a Géminis le fue peor que a todos ellos al poder hacer esto. Curiosamente, también me dio información incorrecta sobre cómo utilizar los productos de Google. Por ejemplo, al principio me dijo que podía leer un PDF en mi Google Drive, pero luego me dijo que no tenía permiso para acceder a los archivos de Google Drive.

También me dio malas instrucciones cuando pregunté cómo agregar todas estas fechas a Google Calendar (sugirió crear un solo evento y poner todo el texto sin formato en la descripción) en lugar de decirme cómo importar un archivo. Supuse que Gemini de Google sería mejor para ayudar con otros productos de Google, pero no del todo.

Me imagino que Google (y otros) facilitarán mucho este flujo de trabajo muy pronto. Este parece ser el uso ideal de la IA como herramienta de productividad: “Tengo un documento en mi Gmail o Drive con una lista de fechas. Agregue todas esas fechas a mi calendario”. Esa es la magia que quieres que haga la IA.

Y sí, existen empresas que trabajan específicamente para ayudar a las familias a gestionar esta molesta tarea de gestionar el calendario. Ohai es una aplicación dirigida a mamás que actúa como un asistente que puede ayudar con la gestión del calendario y otras tareas (cuesta $27 al mes y parece prometedor, aunque no lo he probado yo mismo).

También está el calendario Skylight, un dispositivo de pantalla táctil con calendario digital de $300 (este otoño también saldrá a la venta un tamaño de pared más grande de $600). Mi editora, Hayley Peterson, acaba de comprar uno para su familia y dice que le encanta.

Pero tengo la sensación de que todo este lío será discutible al comienzo del próximo año escolar. Cuando los nuevos iPhone tengan su nueva y elegante Apple Intelligence y otros modelos de IA se hayan vuelto aún más poderosos, imagino que todo esto será tan simple como unos pocos toques en nuestros teléfonos, sin la molestia de importar un archivo .txt (estremecimiento).

Sé que a la gente le preocupa que la IA pueda reemplazar nuestros empleos, inundarnos de información errónea y dañarnos de maneras que ni siquiera hemos predicho todavía. Yo también estoy preocupada. No uso mucho la IA en el trabajo (escribí todas estas palabras con mis propios dedos). Pero también estoy muy, muy feliz de que esta herramienta realmente haga algo que mejore mi vida de esta pequeña manera.