Sueltas de chatgpt y consejos de IA para dibujar correos electrónicos increíbles

El correo electrónico ha existido durante 50 años, y durante la mayor parte de ese tiempo, se ha mantenido relativamente sin cambios. Hasta ahora, al menos.

En los dos años transcurridos desde el lanzamiento de CHATGPT, el correo electrónico ha recibido un dramático lavado de cara generativo de IA.

Herramientas como Outlook y Gmail ahora tienen asistentes de IA incorporados que están listos para ayudar a crear y ajustar sus comunicaciones electrónicas. Con algunos trabajadores del Reino Unido que pasan casi nueve horas por semana escribiendo correos electrónicos, existe la posibilidad de algunas grandes ganancias de eficiencia.

Las herramientas de Genai, incluidos los asistentes incorporados o los chatbots independientes como Gemini y ChatGPT, pueden ayudar a pulir la prosa, alcanzar el tono correcto y persuadir a sus destinatarios para que tomen la acción prevista.

Dominar el arte de la provisión de IA se está convirtiendo rápidamente en una habilidad crítica tanto en la vida diaria como profesional. Entonces, si desea saber cómo pasar menos tiempo descubriendo qué escribir en correos electrónicos o cómo deben diseñarse para diferentes audiencias y ocasiones, aquí hay algunos consejos, ideas y indicaciones de muestra.

¿Qué herramientas de Genai debo usar?

Una nota rápida antes de comenzar: todos estos consejos y indicaciones deben funcionar si está trabajando con un chatbot como chatgpt o un asistente de IA como copilot que está integrado en su software de correo.

Para tareas básicas como escribir un correo electrónico, todos funcionan de manera muy similar, con poca necesidad de características avanzadas como navegación web, capacidad multimodal o capacidad de razonamiento. Donde algunos de los consejos que cubro aquí pueden confiar en estas características, lo mencionaré.

Como se mencionó, Gmail y Outlook tienen asistentes integrados en las versiones gratuitas y pagadas de sus clientes, tanto el navegador como las versiones basadas en aplicaciones. Los chatbots más populares, chatgpt, gemini, claude, etc., todos tienen versiones gratuitas que son perfectamente capaces de recordar correos electrónicos.

Consejos para la solicitud de correo electrónico efectiva

Uno de los consejos más importantes que se aplica a cualquier tipo de indicación es tener siempre una idea de lo que pretende lograr.

Si le da a AI Fuzzy o objetivos poco claros, no hay forma de decir qué le dará a cambio, pero es poco probable que sea lo que desea. La IA es inteligente, pero no puede leer la lectura mental.

Si no está seguro de lo que desea lograr, pídale a la IA que lo ayude a resolverlo. Con cualquier tarea, puede ayudarlo a comprender cuáles deben ser sus objetivos y cómo puede medir el éxito.

Lo siguiente más importante para entender es que puede darle a ChatGPT (o lo que sea) cualquier dato que necesite para ayudar a completar su tarea. Puede adjuntar hojas de cálculo, artículos, imágenes o la mayoría de los tipos de medios y hacer que AI extraan información de él para su uso en sus correos electrónicos.

Por ejemplo, una empresa podría cargar registros de transacciones de los clientes para crear correos electrónicos postventa automatizados y personalizados que preguntaban cómo los compradores disfrutaban de sus últimas compras.

Otro consejo útil es definir siempre a su audiencia. Decirle a ChatGPT que la comunicación está destinada a su jefe, clientes o perspectivas con problemas que puede resolver aumenta las posibilidades de que alcance el tono correcto.

Si desea asegurarse de que sus destinatarios sepan que es usted quien está escribiendo, puede darle ejemplos de la forma en que trabaja (ya sea cargado como archivos o pegados en el chat) para que pueda simular su voz, tono y estilo.

Finalmente, y de manera crucial, está el temido espectro de alucinación de IA. Una peculiaridad de Genai basado en el lenguaje es que no le gusta estar en una posición en la que no puede proporcionar una respuesta, y para evitar esto, a veces literalmente inventará las cosas.

Una forma simple de evitar (o al menos reducir las instancias de) esto es decirle que le solicite cualquier información que no tenga. Agregar “Pregúntame más información que necesite para hacer el trabajo” es una forma segura de hacer que muchas indicaciones sean mucho más efectivas.

Con esos consejos generales en mente, aquí hay algunas indicaciones simples que pueden ayudarlo a elaborar correos electrónicos que hacen el trabajo.

Resumir/ recapitular una reunión

La IA funciona mejor cuando le da datos específicos para trabajar en lugar de obligarlos a confiar en sus datos de capacitación.

Aviso: Use el registro de asistencia, la agenda y las notas proporcionadas para resumir esta reunión, luego crear un correo electrónico de seguimiento personalizado para cada asistente, junto con un plan de acción que detalla los objetivos actuales, la escala de tiempo y los próximos pasos.

Escribir persuasivamente

A menudo, al escribir un correo electrónico, su intención será persuadir a las personas para que actúen de cierta manera, ya sea comprando sus productos, asistir a su evento o apoyar una causa caritativa. Si tiene que crear algún tipo de correo electrónico diseñado para fomentar la acción, ejecutarlo a través de este aviso primero:

Aviso: tome este borrador del correo electrónico y mejore las posibilidades de que alcance su objetivo al estructurar el contenido de una manera clara, concisa y persuasiva, enfatizando oportunidades, beneficios o riesgos. Si su objetivo no es claro para usted, pídeme que aclare lo que está destinado a lograr. Mantenga la misma voz, tono y estilo, y todos los mensajes. Cuando tenga toda la información que necesita, cree un correo electrónico persuasivo, bien escrito y de manera efectiva.

Apelando una multa o boleto

Los procesos de apelación a menudo son altamente técnicos y se ganan o se pierden según las regulaciones. Para este aviso, necesitará una copia de las regulaciones que le acusan de incumplimiento (por ejemplo, términos y condiciones de estacionamiento).

Aviso: Ayúdame a anular esta multa o penalización. He adjuntado una copia de las regulaciones que me acusan de violar. Pregúntame por la razón por la que creo que esta multa o penalización debe ser revocada, luego redactar una carta concisa, educada pero a punto, con referencia a las regulaciones, que convencerá al emisor de que rescindga la multa o la penalización.

Provocando éxito

Estas indicaciones están diseñadas para darle una idea de las diferentes formas en que podemos lograr que la IA nos ayude con las tareas. Todos pueden adaptarse para satisfacer muchas necesidades diferentes.

Al darle a AI la información específica que necesitan, y pedirles que le informen si necesitan más, cualquiera puede hacer que sus indicaciones creen un resultado mucho más personalizado y útil.

No se equivoquen, es probable que el éxito futuro de muchas personas que lean esto dependan de cuán competentes se vuelvan para trabajar y derivar el valor de la IA.

La IA generativa basada en el lenguaje elimina muchos de los obstáculos técnicos que podemos encontrar al tratar de usar la tecnología de manera efectiva, como tener que aprender a escribir código.

Pero sigue siendo una habilidad, y eso significa que se puede mejorar con el conocimiento y la práctica. Y cuanto mejor lo obtengamos, más probabilidades tenemos de beneficiarnos de las oportunidades que AI crea.